Cómo cobrar las cuotas de la HOA en línea

La mayoría de los propietarios prefieren pagar las cuotas en línea en vez de escribir un cheque. Los pagos en línea también le ahorran al tesorero horas de digitar datos y viajes al banco. Así puede configurarlo sin desordenar la contabilidad.

Elija cómo pueden pagar los propietarios

• Transferencia bancaria (ACH): la forma más barata de recibir dinero. Buena para el pago automático.
• Tarjeta: a los propietarios les gusta, pero las comisiones son más altas.
• Apple Pay y Google Pay: un pago con tarjeta con dos toques en el teléfono.

Ofrezca transferencia bancaria y tarjeta. Haga que la transferencia bancaria sea la opción más fácil y active el pago automático para los propietarios que lo quieran.

Decida quién paga las comisiones

Cada pago en línea tiene una comisión de procesamiento. La junta decide si la paga la asociación o los propietarios. Si la pagan los propietarios, muestre la comisión antes de que paguen y revise primero las reglas de su estado sobre recargos con tarjeta. Algunos estados los limitan o los prohíben.

Asegúrese de que el dinero llegue a su banco

Los pagos de los propietarios deben llegar a la cuenta bancaria de la propia asociación. Pregunte a cualquier proveedor exactamente dónde queda el dinero entre el pago del propietario y su banco, y quién puede moverlo.

Mantenga la contabilidad cuadrada

Cada pago debe registrarse en la unidad correcta, pagar primero los cargos más antiguos (o en el orden que indiquen sus documentos) y coincidir con un depósito en el banco. Hacer esto a mano es donde empiezan la mayoría de los errores.

Tip: Envíe un recordatorio unos días antes de que venzan las cuotas. Reduce los pagos atrasados más que los recargos por mora.

Póngalo en marcha

• Avise a los propietarios con una carta corta y en la próxima reunión.
• Siga aceptando cheques de los propietarios que los prefieran.
• Active primero el pago automático para la junta, para que los propietarios vean que funciona.